Integritetspolicy

INTEGRITETSPOLICY

Ecris AB (nedan ”Bilia” eller ”vi”) värnar om din personliga integritet och genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur vi hanterar dina personuppgifter som vi samlar in i samband med att du gör ett köp av våra varor och/eller tjänster eller på annat sätt besöker oss, på vår anläggningar eller via vår hemsida. Vi behandlar självklart dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och regler för dataskydd och har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse, förlust eller ändring, obehörigt avslöjande eller åtkomst och andra otillåtna former av behandling.

Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Ecris AB, org.nr. 556484-6334, med adress Bäckamarken 5, 555 92 Jönköping och telefonnummer 010-497 59 00 är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina uppgifter i enlighet med denna policy.

Behandlade personuppgifter samt ändamål och rättslig grund för behandlingen

De personuppgifter som vi behandlar är uppgifter som du lämnat till oss eller uppgifter som vi samlat in från en tredje part.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås:

Om du som kund eller representant för ett företag gör ett köp hos oss, behandlar vi uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt kundnummer samt ditt kortnummer i syfte att administrera vårt kundförhållande, inklusive förekommande kreditprövningar samt dina betalningar. Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter som följer av de avtal som du har ingått med oss och för att förse dig med den information om de produkter och tjänster som du har begärt från oss.

Vi behandlar uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt kundnummer för att kunna hantera dina eventuella anspråk på ångerrätt, reklamation, krav eller garanti.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

Vi behandlar uppgifter om ditt namn och dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig som kund, eller om du begärt en offert från oss, genom att skicka direktmarknadsföring, inbjudningar till evenemang, nyhetsbrev, kund- eller marknadsundersökningar via post, e-mail eller sms. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att vi vill kommunicera med dig som tidigare gjort ett köp eller som begärt en offert i marknadsföringssyfte samt för att kunna utvärdera och förbättra vårt erbjudande.

Vi behandlar uppgifter om ditt namn och dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig som potentiell kund genom att skicka direktmarknadsföring, inbjudningar till evenemang och nyhetsbrev via post, e-mail eller sms. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är för att kunna kommunicera med dig som potentiell kund i marknadsföringssyfte.

Om du besöker någon av våra hemsidor eller om du använder vårt lokala nätverk (WiFi) så kan vi komma att automatiskt samla in personuppgifter såsom din IP-adress eller namnet på den enhet du använder i vårt lokala nätverk. Vi samlar in sådana personuppgifter i syfte att motverka olovliga intrång eller nyttjanden av våra IT-resurser samt för att förenkla felsökning.

Vi kan komma att behandla rörligt material från övervakningskameror när du besöker någon av våra anläggningar. Vi använder övervakningskameror i syfte att förebygga, förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet samt för att övervaka och säkerställa funktion av våra parkeringar.
Om du kontaktar Bilia, via exempelvis vår hemsida, e-post, chatt eller telefon, så behandlar vi de personuppgifter du lämnar i syfte att hantera din förfrågan. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera samt administrera kontakten med dig. Om du ringer vår kundservice kan vi komma att spela in ditt samtal med oss och använda detta i syfte att utbilda och utveckla våra medarbetare för att öka vår kundnöjdhet.
Om du angetts som kontaktperson eller liknande på ett företag behandlar vi ditt namn och kontaktuppgifter i samband med upphandlings-/inköpsförfaranden, andra avtalsförhandlingar, fakturering eller liknande i syfte att genomföra urval, teckna avtal och administrera avtalet. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kommunicera med dig som kontaktperson för att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden i affärsrelationen.

För att utveckla, förbättra våra produkter, tjänster, applikationer, tekniska system och IT-infrastruktur samt genomföra tester i samband med detta använder vi i vissa fall dina personuppgifter. Den lagliga grunden är vårt berättigade intresse av att göra uppdateringar av den teknik som gör det möjligt att utveckla de system vi använder eller för dig att kunna besöka vår webbplats, handla i vår webbshop eller för att kunna förstå hur du som kund upplever våra produkter och därigenom förbättra befintliga och utveckla nya tjänster.

Då du anmält dig till ett evenemang så använder vi dina kontaktuppgifter och andra relevanta uppgifter för att tillhandahålla, administrera och följa upp evenemanget, t.ex. för att beräkna antalet deltagare. Vi behandlar uppgifterna med stöd av en intresseavvägning och vårt berättigade intresse av att tillhandahålla evenemang för att informera om och marknadsföra våra produkter och tjänster.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter om du har lämnat samtycke till det:

Vi har inte rätt att behandla känsliga personuppgifter eller uppgifter om brott inom ramen för vår kundadministration. Vi får dock behandla känsliga personuppgifter om det krävs för att vi ska kunna tillvarata rättsliga anspråk.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra rättsliga förpliktelser:

Vi behandlar även dina personuppgifter i den mån behandlingen är nödvändig för att följa tillämplig lagstiftning, myndighetsbeslut och eventuella andra rättsliga förpliktelser som åvilar relevanta bolag i Bilia-koncernen. Till exempel sparar vi personuppgifter om ditt avtal med oss i den utsträckning det är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Som utgångspunkt behandlas dina personuppgifter endast av relevanta bolag i Bilia-koncernen samt av Bilia koncernens interna IT-bolag, Motorit AB. När vi delar personuppgifter med relevant bolag i Bilia-koncernen är bolaget i de allra flesta fall personuppgiftsbiträde till oss vilket innebär att bolaget behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Till exempel delar vi dina personuppgifter med Bilia AB som på vårt uppdrag sköter marknadskommunikationen med dig som kund. Vi delar även personuppgifter med andra aktörer som är våra personuppgiftsbiträden t.ex. leverantörer som vi anlitar för datalagring eller annan datahantering, betalningstjänster, distribution av varor eller information, tryck, marknadsföring eller analyser. Personuppgiftsbiträdet har ingen egen rätt att använda eventuella personuppgifter och Bilia ingår biträdesavtal med leverantören.

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter för att det är nödvändigt eller för att de har rätt till information t.ex. för avregistrering av fordon i vägtrafikregistret.

Bilia kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin hantering av dina personuppgifter:

Vi kan komma att lämna ut ditt personnummer och ekonomisk information till kreditföretag för kreditupplysning.
Vi kan även komma att lämna ut fordonsinformation till andra aktörer inom bildemonteringar auktoriserade nätverk för att nätverket ska kunna erbjuda kunder rätt tjänster.
För att ge dig en bättre kundupplevelse så kan vi komma att dela dina personuppgifter med andra bolag inom Bilia-koncernen.
Vi behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att dina rättigheter skyddas genom att överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. Lämpliga skyddsåtgärder kan exempelvis utgöras av att mottagarlandet har en adekvat skyddsnivå eller säkerställas via EU-godkända standardavtalsklausuler.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag, förordning, praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig. För att följa tvingande lag, för att du har lämnat ditt samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter under en längre tid i enlighet med nedan.

För bokföringsändamål sparar vi i enlighet med gällande bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i sju år.
I enlighet med gällande lagstiftning har vi rätt att lagra dina kontaktuppgifter för direktmarknadsföring under en tid efter ditt köp eller efter att vårt avtal har löpt ut. Beroende på vad avtalet rör är denna tid olika lång.
- Om dina personuppgifter har samlats in från annan än dig själv och rör kontaktuppgifter i din egenskap av representant för ett företag eller organisation sparar vi dina kontaktuppgifter för marknadsföringsändamål i max tre (3) månader från och med insamlandet.
För att kunna hantera eventuella reklamationer eller garantiåtaganden sparar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, registreringsnumret på ditt fordon, uppgifter om ditt köp under tre (3) år från dagen för köpet eller under den tid som garantiåtagandet gäller. Personuppgifterna sparas under tre (3) år för att kunna hantera din lagstadgade rätt till reklamation på de delar du köpt.
Information från övervakningskameror sparas maximalt i 7 dagar och loggfiler vid nyttjande av vårt nätverk i maximalt 60 dagar.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Dina rättigheter

Rätt att invända

Kontaktinformation

Om du vill utöva dina rättigheter kan du skicka brev till Bilia på adressen ”Bilia Personbilar AB Attention: Kundservice, Ecris AB, Strömledningsgatan 11, 721 37 Västerås” eller maila till Bilia på Bilia.nu@bilia.se. Har du frågor om kring vår hantering av personuppgifter är du även välkommen att kontakta oss per telefon 0771-400 000 och uppge att du söker vårt dataskyddsombud.

______________________

Denna integritetspolicy fastställdes av Ecris AB den 2022-06-15.

Ecris AB (hereafter ‘Bilia’ or ‘we’) cares about your personal privacy, and have formulated this Privacy Policy to inform you how we process the personal data we collect when you buy our products and/or services, or visit us in some other way, at our facilities or via our website. Naturally we process your personal data in accordance with applicable legislation and regulations relating to data protection, and we have adopted technical and organisational measures to protect your personal data against accidental or unpermitted destruction, loss or amendment, unauthorised disclosure or access, and other unpermitted forms of processing.

Who is responsible for your personal data?

Ecris AB, corporate identity number 556484-6334, with the address Bäckamarken 5, SE-555 92 Jönköping, Sweden and phone number +46 (0)10-497 59 00, is the data controller for the processing of your data in accordance with this policy.

Processed personal data, purposes and legal basis for processing

The personal data we process is data provided by you or data retrieved from a third party.

For the following purposes we process your personal data to fulfil our contract with you or to take measures requested by you before a contract is entered into:

If you, as a customer or representative of a company, make a purchase with us, we process data about your name, contact details, customer number and card number for the purposes of managing our customer relationship, including credit checks where applicable and your payments. We also process this data to fulfil our obligations resulting from the contracts you have entered into with us, and to provide you with the information about the products and services you have requested from us.

We process data about your name, contact details and customer number to manage any claims you may have with regard to changing your mind, making a complaint, return or demand, or using your warranty.

For the following purposes we process your personal data backed by a statement of interest:

We process data about your name and your contact details so we can communicate with you as a customer or if you have requested a price quote from us, by sending direct marketing, invitations to events or newsletters via post, e-mail or text message. Our legitimate interest in processing your personal data is that we wish to communicate with you if you have previously made a purchase, for marketing purposes and to assess and improve our offering.

We process data about your name and your contact details so we can communicate with you as a potential customer by sending direct marketing, invitations to events and newsletters via post, e-mail or text message. Our legitimate interest in processing your personal data is to be able to communicate with you as a potential customer for marketing purposes.

If you visit one of our websites or use our local network (WiFi) we may automatically collect personal data such as your IP address or the name of the device you are using in our local network. We collect such personal data for the purpose of preventing unauthorised intrusion or usage of our IT resources, and to simplify troubleshooting.

We may process moving images from CCTV cameras when you visit one of our facilities. We use CCTV cameras for the purpose of preventing or discovering criminal activity, and to monitor and ensure the function of our car parks.
If you contact Bilia, for instance via our website, email, chat or phone, we process the personal data you submit for the purpose of dealing with your query. Processing is necessary in order for us to fulfil our legitimate interest in managing and administering our contact with you. If you call our customer services, we may record your call and use it for training and development of our personnel in order to increase customer satisfaction.
If you are registered as a contact person or similar in a company, we process your name and contact information in connection with procurement / purchasing procedures, other contract negotiations, invoicing or the like in order to carry out selection, sign agreements and administer the agreement. The processing is necessary to satisfy our legitimate interest in communicating with you as a contact person in order to maintain and fulfill our commitments in the business relationship.
In order to develop and improve our products, services, applications, technical systems and IT infrastructure and also carry out tests in liaison with this, we may use your personal data in certain cases. The legal basis is our legitimate interest in making updates to the technology which makes it possible to develop the systems that we use or for you to be able to visit our website, shop in our web shop or to be able to understand how you as a customer experience our products and thereby improving existing and developing new services.
When you register for an event, we use your contact information and other relevant information to provide, administer and follow up the event, e.g. to calculate the number of participants. We process the information on the basis of a balance of interests and our legitimate interest in providing events to inform about and market our products and services.

For the following purposes we process your personal data if you have consented to this:

We do not have the right to process sensitive personal data or details of crime within the framework of our customer administration. We may however process sensitive personal data if this is required for us to safeguard legal claims.

For the following purposes we process your personal data to fulfil legal obligations:

We also process your personal data to the extent necessary to comply with applicable legislation, government decisions and any other legal obligations incumbent on relevant companies in the Bilia Group. For example we keep personal data about your contract with us to the extent necessary to comply with the prevailing Accounting Act.

Who has access to your personal data?

Your personal data is essentially processed only by relevant companies within the Bilia Group and by the Bilia Group’s internal IT company, Motorit AB. When we share personal data with relevant companies in the Bilia Group, in the vast majority of cases the company is the data processor for us, which means that the company processes your personal data on our behalf. For example we share your personal data with Bilia AB, who deals with marketing communication with you as a customer on our behalf. We also share personal data with other parties who are our data processors, such as suppliers that we use for data storage or other data management, payment services, distribution of goods or information, printing, marketing, or analyses. Data processors are not entitled to use any personal data, and Bilia has concluded data processing agreements with these suppliers.

We may pass on your personal data to government agencies because it is necessary or because they have a right to information, such as for de-registering vehicles from the Swedish Road Traffic Registry.

In addition, Bilia may disclose your personal data to the following parties who are themselves data controllers for their processing of your personal data:

We may pass on your personal identity number and financial information to credit companies for credit checks.
We may also pass on vehicle information to other companies in authorised auto salvage networks, so the network can offer customers the correct services.
To provide you with a better customer experience, we may share your personal information with other companies within the Bilia Group.
As a general rule, we only process your personal data within the EU / EEA. In cases where personal data is processed outside the EU / EEA, we ensure that your rights are protected by the transfer being covered by appropriate protection measures in accordance with the EU Data Protection Regulation. Appropriate protection measures may, for example, consist of the recipient country having an adequate level of protection or be ensured via EU-approved standard contractual clauses.

How long do we keep your personal data?

We never process your personal data for longer than is permitted under applicable law, regulations, practice or government decision. Personal data that we process for the purpose of fulfilling our contract with you is processed, as a base duration, for as long as is necessary for us to administer the contractual relationship and fulfil our obligations to you. We may however keep your personal data for longer, as per reasons specified below, in order to comply with mandatory law, because you have given your consent, or because we have the right to do so according to a balance of interests.

For the purposes of accounting records, in line with the prevailing Accounting Act we keep data required by such law regarding our contract with you for a period of seven years.
In accordance with prevailing legislation we have the right to store your contact details for direct marketing for a period of time following your purchase, or after our contract has come to an end. This period varies in duration depending on the subject of the contract.
- If your personal data has been retrieved from a party other than yourself and relates to contact details in your capacity as the representative of a company or organisation, we keep your contact details for marketing purposes for a maximum of three (3) months from the date of retrieval.
In order to deal with any complaints, returns or warranty claims we save your name, contact details, vehicle registration number and details of your purchase for three (3) years from the date of purchase, or for the period covered by the warranty. The personal data is kept for three (3) years to manage your statutory right to return any goods you have purchased which are faulty.
Material from CCTV cameras is kept for a maximum of seven days, and log files from using our network for a maximum of 60 days.

Your personal data may be kept for longer than stated above in so far as we are obliged to do so by law, regulations, or government decision.

If you have given your consent or if we base the processing on an agreement with you, you have the right to obtain the personal data concerning you that you have provided to us in a structured, generally used and machine-readable format and transfer this to another personal data controller or get our help to transfer the data to another personal data controller when this is technically possible.

Contact details

If you wish to exercise your rights, you can write to Bilia at: Bilia Personbilar AB ATT: Customer Services, Ecris AB, Strömledningsgatan 11, SE-721 37 Västerås, Sweden; or send an e-mail to Bilia at Bilia.nu@bilia.se. If you have any questions about our processing of personal data, you are also welcome to contact us by phone on +46 (0)771-400 000 and ask for our data protection officer.

______________________

This privacy policy was adopted by Ecris AB on 15 June 2022