Integritetspolicy


Ecris AB (nedan ”Bilia” eller ”vi”) värnar om din personliga integritet och genom denna
integritetspolicy vill vi informera dig om hur vi hanterar dina personuppgifter som vi samlar in i
samband med att du gör ett köp av våra varor och/eller tjänster eller på annat sätt besöker oss, på
vår anläggningar eller via vår hemsida. Vi behandlar självklart dina personuppgifter i enlighet med
gällande lagstiftning och regler för dataskydd och har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder
för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse, förlust eller ändring,
obehörigt avslöjande eller åtkomst och andra otillåtna former av behandling.
Vem är ansvarig för dina personuppgifter?
Ecris AB, org.nr. 556484-6334, med adress Bäckamarken 5, 555 92 Jönköping och telefonnummer
010-497 59 00 är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina uppgifter i enlighet med denna
policy.


Behandlade personuppgifter samt ändamål och rättslig grund för behandlingen
De personuppgifter som vi behandlar är uppgifter som du lämnat till oss eller uppgifter som vi samlat
in från en tredje part.
För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att
vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås:
• Om du som kund eller representant för ett företag gör ett köp hos oss, behandlar vi uppgifter
om ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt kundnummer samt ditt kortnummer i syfte att
administrera vårt kundförhållande, inklusive förekommande kreditprövningar samt dina
betalningar. Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter som följer av
de avtal som du har ingått med oss och för att förse dig med den information om de
produkter och tjänster som du har begärt från oss.
• Vi behandlar uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt kundnummer för att kunna
hantera dina eventuella anspråk på ångerrätt, reklamation, krav eller garanti.
För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:
• Vi behandlar uppgifter om ditt namn och dina kontaktuppgifter för att kunna kommunicera
med dig som kund, eller om du begärt en offert från oss, genom att skicka kund- eller
marknadsundersökningar via sms. Vårt berättigade intresse av att behandla dina
personuppgifter är att vi vill kommunicera med dig som tidigare gjort ett köp i
marknadsföringssyfte samt för att kunna utvärdera och förbättra vårt erbjudande.
• Om du besöker någon av våra hemsidor eller om du använder vårt lokala nätverk (WiFi) så
kan vi komma att automatiskt samla in personuppgifter såsom din IP-adress eller namnet på
den enhet du använder i vårt lokala nätverk. Vi samlar in sådana personuppgifter i syfte att
motverka olovliga intrång eller nyttjanden av våra IT-resurser samt för att förenkla
felsökning.
• Vi kan komma att behandla rörligt material från övervakningskameror när du besöker någon
av våra anläggningar. Vi använder övervakningskameror i syfte att förebygga, förhindra eller
upptäcka brottslig verksamhet och för din säkerhet. 2 / 3
• Om du kontaktar Bilia, via exempelvis vår hemsida, e-post, chatt eller telefon, så behandlar vi
de personuppgifter du lämnar i syfte att hantera din förfrågan. Behandlingen är nödvändig
för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera samt administrera kontakten med
dig. Om du ringer vår kundservice kan vi komma att spela in ditt samtal med oss och använda
detta i syfte att utbilda och utveckla våra medarbetare för att öka vår kundnöjdhet.
För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter om du har lämnat samtycke till det:
• Vi har inte rätt att behandla känsliga personuppgifter eller uppgifter om brott inom ramen
för vår kundadministration. Vi får dock behandla känsliga personuppgifter om det krävs för
att vi ska kunna tillvarata rättsliga anspråk.
För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra rättsliga förpliktelser:
• Vi behandlar även dina personuppgifter i den mån behandlingen är nödvändig för att följa
tillämplig lagstiftning, myndighetsbeslut och eventuella andra rättsliga förpliktelser som
åvilar relevanta bolag i Bilia-koncernen. Till exempel sparar vi personuppgifter om ditt avtal
med oss i den utsträckning det är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag.
Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?
Som utgångspunkt behandlas dina personuppgifter endast av relevanta bolag i Bilia-koncernen samt
av Bilia koncernens interna IT-bolag, Motorit AB. När vi delar personuppgifter med relevant bolag i
Bilia-koncernen är bolaget i de allra flesta fall personuppgiftsbiträde till oss vilket innebär att bolaget
behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Till exempel delar vi dina personuppgifter med Bilia
AB som på vårt uppdrag sköter marknadskommunikationen med dig som kund. Vi delar även
personuppgifter med andra aktörer som är våra personuppgiftsbiträden t.ex. leverantörer som vi
anlitar för datalagring eller annan datahantering, betalningstjänster, distribution av varor eller
information, tryck, marknadsföring eller analyser. Personuppgiftsbiträdet har ingen egen rätt att
använda eventuella personuppgifter och Bilia ingår biträdesavtal med leverantören.
Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter för att det är nödvändigt eller för
att de har rätt till information t.ex. för avregistrering av fordon i vägtrafikregistret.
Bilia kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till följande aktörer som själva är
personuppgiftsansvariga för sin hantering av dina personuppgifter:
• Vi kan komma att lämna ut ditt personnummer och ekonomisk information till kreditföretag
för kreditupplysning.
• Vi kan även komma att lämna ut fordonsinformation till andra aktörer inom
bildemonteringar auktoriserade nätverk för att nätverket ska kunna erbjuda kunder rätt
tjänster.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig
lag, förordning, praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra
vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna
administrera avtalsförhållandet och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig. För att följa
tvingande lag, för att du har lämnat ditt samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en
intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter under en längre tid i enlighet
med nedan.3 / 3
• För bokföringsändamål sparar vi i enlighet med gällande bokföringslagstiftning information
som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i sju år.
• I enlighet med gällande lagstiftning har vi rätt att lagra dina kontaktuppgifter för
direktmarknadsföring under en tid efter ditt köp eller efter att vårt avtal har löpt ut.
Beroende på vad avtalet rör är denna tid olika lång.
o Om dina personuppgifter har samlats in från annan än dig själv och rör
kontaktuppgifter i din egenskap av representant för ett företag eller organisation
sparar vi dina kontaktuppgifter för marknadsföringsändamål i max tre (3) månader
från och med insamlandet.
• För att kunna hantera eventuella reklamationer eller garantiåtaganden sparar vi ditt namn,
dina kontaktuppgifter, registreringsnumret på ditt fordon, uppgifter om ditt köp under tre (3)
år från dagen för köpet eller under den tid som garantiåtagandet gäller. Personuppgifterna
sparas under tre (3) år för att kunna hantera din lagstadgade rätt till reklamation på de delar
du köpt.
• Information från övervakningskameror sparas maximalt i 7 dagar och loggfiler vid nyttjande
av vårt nätverk i maximalt 60 dagar.
Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det
enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.
Hur kan du påverka vår behandling av dina personuppgifter?
Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av
personuppgifter. Återkallelsen av ditt samtycke får dock ingen effekt på vår behandling av dina
personuppgifter för tiden innan återkallelsen ägde rum. Du har också rätt att när som helst invända
mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring eller profilering.
I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka
personuppgifter som vi behandlar om dig samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.
Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering eller begränsning av dina
personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även rätt att under vissa förutsättningar få
ut de personuppgifter som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart
format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Du har
också rätt att inge klagomål till svenska Integritetsskyddsmyndigheten eller annan behörig
tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över företags hantering av personuppgifter.
Du behöver aldrig lämna dina personuppgifter till Bilia men för det fall du inte gör det kan vi oftast
inte ingå eller fullgöra avtal med dig, undantaget om det är fråga om kontantförsäljning i en fysisk
butik till ett lägre värde (i de länder kontantbetalning accepteras) eller det är fråga om viss
kontaktinformation, t.ex. e-post och uppgiften inte är nödvändig för en specifik transaktion.
Kontaktinformation
Om du vill utöva dina rättigheter kan du skicka brev till Bilia på adressen ”Bilia Personbilar AB
Attention: Kundservice, Ecris AB, Strömledningsgatan 11, 721 37 Västerås” eller maila till Bilia på
Bilia.nu@bilia.se. Har du frågor om kring vår hantering av personuppgifter är du även välkommen att
kontakta oss per telefon 0771-400 000 och uppge att du söker vårt dataskyddsombud.


PRIVACY POLICY

Ecris AB (hereafter ‘Bilia’ or ‘we’) cares about your personal privacy, and have formulated this Privacy Policy to inform you how we process the personal data we collect when you buy our products and/or services, or visit us in some other way, at our facilities or via our website. Naturally we process your personal data in accordance with applicable legislation and regulations relating to data protection, and we have adopted technical and organisational measures to protect your personal data against accidental or unpermitted destruction, loss or amendment, unauthorised disclosure or access, and other unpermitted forms of processing.
Who is responsible for your personal data?
Ecris AB, corporate identity number 556484-6334, with the address Bäckamarken 5, SE-555 92 Jönköping, Sweden and phone number +46 (0)10-497 59 00, is the data controller for the processing of your data in accordance with this policy.
Processed personal data, purposes and legal basis for processing
The personal data we process is data provided by you or data retrieved from a third party.

For the following purposes we process your personal data to fulfil our contract with you or to take measures requested by you before a contract is entered into:

• If you, as a customer or representative of a company, make a purchase with us, we process data about your name, contact details, customer number and card number for the purposes of managing our customer relationship, including credit checks where applicable and your payments. We also process this data to fulfil our obligations resulting from the contracts you have entered into with us, and to provide you with the information about the products and services you have requested from us.

• We process data about your name, contact details and customer number to manage any claims you may have with regard to changing your mind, making a complaint, return or demand, or using your warranty.

For the following purposes we process your personal data backed by a statement of interest:

• We process data about your name and your contact details so we can communicate with you as a customer, or if you have requested a price quote from us, by sending customer or marketing surveys by SMS. Our legitimate interest in processing your personal data is that we wish to communicate with you if you have previously made a purchase, for marketing purposes and to assess and improve our offering.

• If you visit one of our websites or use our local network (WiFi) we may automatically collect personal data such as your IP address or the name of the device you are using in our local network. We collect such personal data for the purpose of preventing unauthorised intrusion or usage of our IT resources, and to simplify troubleshooting.

• We may process moving images from CCTV cameras when you visit one of our facilities. We use CCTV cameras for the purpose of preventing or discovering criminal activity, and for your safety.

• If you contact Bilia, for instance via our website, email, chat or phone, we process the personal data you submit for the purpose of dealing with your query. Processing is necessary in order for us to fulfil our legitimate interest in managing and administering our contact with you. If you call our customer services, we may record your call and use it for training and development of our personnel in order to increase customer satisfaction.

For the following purposes we process your personal data if you have consented to this:

• We do not have the right to process sensitive personal data or details of crime within the framework of our customer administration. We may however process sensitive personal data if this is required for us to safeguard legal claims.

For the following purposes we process your personal data to fulfil legal obligations:

• We also process your personal data to the extent necessary to comply with applicable legislation, government decisions and any other legal obligations incumbent on relevant companies in the Bilia Group. For example we keep personal data about your contract with us to the extent necessary to comply with the prevailing Accounting Act.

Who has access to your personal data?
Your personal data is essentially processed only by relevant companies within the Bilia Group and by the Bilia Group’s internal IT company, Motorit AB. When we share personal data with relevant companies in the Bilia Group, in the vast majority of cases the company is the data processor for us, which means that the company processes your personal data on our behalf. For example we share your personal data with Bilia AB, who deals with marketing communication with you as a customer on our behalf. We also share personal data with other parties who are our data processors, such as suppliers that we use for data storage or other data management, payment services, distribution of goods or information, printing, marketing, or analyses. Data processors are not entitled to use any personal data, and Bilia has concluded data processing agreements with these suppliers.
We may pass on your personal data to government agencies because it is necessary or because they have a right to information, such as for de-registering vehicles from the Swedish Road Traffic Registry.
In addition, Bilia may disclose your personal data to the following parties who are themselves data controllers for their processing of your personal data:
• We may pass on your personal identity number and financial information to credit companies for credit checks.
• We may also pass on vehicle information to other companies in authorised auto salvage networks, so the network can offer customers the correct services.
How long do we keep your personal data?
We never process your personal data for longer than is permitted under applicable law, regulations, practice or government decision. Personal data that we process for the purpose of fulfilling our contract with you is processed, as a base duration, for as long as is necessary for us to administer the contractual relationship and fulfil our obligations to you. We may however keep your personal data for longer, as per reasons specified below, in order to comply with mandatory law, because you have given your consent, or because we have the right to do so according to a balance of interests.
• For the purposes of accounting records, in line with the prevailing Accounting Act we keep data required by such law regarding our contract with you for a period of seven years.
• In accordance with prevailing legislation we have the right to store your contact details for direct marketing for a period of time following your purchase, or after our contract has come to an end. This period varies in duration depending on the subject of the contract.
o If your personal data has been retrieved from a party other than yourself and relates to contact details in your capacity as the representative of a company or organisation, we keep your contact details for marketing purposes for a maximum of three (3) months from the date of retrieval.
• In order to deal with any complaints, returns or warranty claims we save your name, contact details, vehicle registration number and details of your purchase for three (3) years from the date of purchase, or for the period covered by the warranty. The personal data is kept for three (3) years to manage your statutory right to return any goods you have purchased which are faulty.
• Material from CCTV cameras is kept for a maximum of seven days, and log files from using our network for a maximum of 60 days.
Your personal data may be kept for longer than stated above in so far as we are obliged to do so by law, regulations, or government decision.
How can you influence our processing of your personal data?
You are entitled to withdraw all or part of your consent to the processing of your personal data at any time. However, the withdrawal of your consent will not affect our processing of your personal data for the period before such withdrawal takes place. In addition, you have the right to object at any time to the processing of your personal data for direct marketing or profiling.
In accordance with applicable data protection legislation, you have the right to information about the personal data relating to you that we process, as well as the right to have your personal data corrected.
Under certain circumstances, you have the right to request the deletion or limitation of your personal data or to object to its processing by us. You also have the right, under certain conditions, to obtain the personal data that you have provided to us in a structured, widely used, and machine-readable format, and have the right to transfer such data to another data controller (data portability). In addition, you have the right to lodge a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (Integritetsskyddsmyndigheten) or other competent supervisory authority that oversees the management of personal data by companies.

You are never obliged to submit your personal data to Bilia, but if you do not we are usually unable to enter into or fulfil contracts with you, unless a cash purchase is made in a physical store at lower value (in countries where cash purchases are accepted), or where a certain contact detail, such as your email address, is not necessary for a specific transaction.
Contact details
If you wish to exercise your rights, you can write to Bilia at: Bilia Personbilar AB ATT: Customer Services, Ecris AB, Strömledningsgatan 11, SE-721 37 Västerås, Sweden; or send an e-mail to Bilia at Bilia.nu@bilia.se. If you have any questions about our processing of personal data, you are also welcome to contact us by phone on +46 (0)771-400 000 and ask for our data protection officer.


This privacy policy was adopted by Ecris AB on 1 June 2021